5 Estratégias para manter o equilíbrio das contas durante a pandemia

A pandemia transformou a vida das pessoas ao redor do mundo, que se veem obrigadas a passar mais tempo em suas residências e precisaram realizar diversas mudanças em seus hábitos e rotinas, entre elas, o equilíbrio das contas. 

Essas alterações atingiram diretamente inúmeros setores da economia, inclusive causando impacto financeiro nos condomínios. Dessa forma, para sair do vermelho e manter a saúde financeira, cada vez mais síndicos e condôminos buscam soluções para enfrentar as dificuldades de tentar conciliar receitas e despesas. 

Pensando nisso, elencamos 5 estratégias essenciais para manter o equilíbrio de custos e despesas durante a pandemia. 

 

O fundo de reserva não precisa ser uma opção 

Em momentos em que os boletos estão chegando, existe o acúmulo de contas e aumento da inadimplência, o pensamento imediato de muitos síndicos é recorrer ao fundo. Porém, este recurso deve ser utilizado de maneira inteligente e em casos específicos. 

O fundo de reservas é o recurso para possíveis despesas extraordinárias que venham a fugir no planejamento orçamentário do condomínio, previsto na  Lei nº 4.591/64, servindo como uma espécie de “poupança” que possui o objetivo de garantir a segurança financeira em casos de imprevistos, como o conserto de entupimento de tubulações, por exemplo. 

Dessa maneira, em casos de inadimplência não se aplica a utilização do fundo de reservas, existindo diversas estratégias que podem ser elaboradas e executadas para sanar as necessidades do condomínio. 

 

Estratégias para manter o equilíbrio das contas durante a pandemia 

1. Revisar a previsão orçamentária  

Em primeiro lugar, a previsão orçamentária do condomínio deve abranger elementos como: 

• Folha de pagamento; 
• Impostos; 

• Contas de água e luz; 
• Materiais de limpeza; 
• Contrato com prestadores de serviço; 
• Seguro; 
• Manutenções preventivas. 

Em períodos de pandemia, a análise do que foi orçado exigirá uma revisão e adequação à nova realidade do condomínio, que tanto pode exigir a redução de custos de alguns desses fatores como o aumento no valor de outros. 

 

2. Acompanhar o fluxo de caixa 

Mais do que nunca a análise e gestão do condomínio se faz essencial para que a sua saúde financeira seja mantida. 

Uma das atividades essenciais para que isso seja garantido é o acompanhamento do fluxo de caixa. 

Por meio desse acompanhamento será possível: 

• Realizar uma inspeção minuciosa das entradas e saídas do condomínio; 
• Identificar os principais gargalos e desperdícios; 
• Facilitar a prestação de contas através do detalhamento das informações; 
• Elaborar estratégias para otimização de recursos. 

Durante esse processo, constantemente o síndico deverá trabalhar com o suporte de sua administradora. Nesse momento, é essencial saber que pode contar com o apoio de uma equipe capacitada e atualizada. 

 

3. Promover ações para a conscientização de utilização de recursos 

Quanto mais tempo as pessoas precisam passar em casa, maior o aumento com o consumo de recursos (água, energia e gás) e equipamentos do condomínio. Consequentemente, haverá um aumento nas despesas e no rateio entre condôminos. 

Para incentivar um movimento de conscientização entre os moradores, os síndicos podem elaborar algumas ações, como: 

• Apresentar o aumento das taxas e realizar a comparação com outros períodos; 
• Elaborar informativos e comunicados; 
• Verificar o funcionamento de máquinas e equipamentos, a fim de identificar possíveis vazamentos e desperdícios; 
• Estimular práticas de coleta seletiva; 
• Evitar o uso excessivo de elevadores e a realização de possíveis aglomerações; 

• Promover o uso de escadas; 
• Realizar o compartilhamento de boas atitudes entre os moradores nas redes de comunicação. 

Já os condôminos poderão adotar ações em seu dia a dia que promovam a diminuição de desperdícios, como: 

• Utilizar máquinas de lavar roupa e louças com sua capacidade máxima; 
• Aproveitar a luz natural durante o dia; 

• Em períodos de altas temperaturas, evitar o uso de aquecedores, bem como em períodos de baixas temperaturas, o uso de ar-condicionado. 
• Evitar o desperdício de água e energia; 
• Realizar o reaproveitamento de água para regar plantas; 
• Comunicar sobre equipamentos danificados no condomínio; 
• Diminuir a utilização de espaços como academias, piscinas e demais locais de lazer, a fim de reduzir custos e evitar aglomerações. 

 

4. Observar a folha de pagamentos e contratos com terceiros 

O síndico deve se manter atento a folha de pagamentos e aos contratos realizados com terceirizados do condomínio, acompanhando e elaborando táticas para a redução de custos, como: 

• Elaborar uma escala bem planejada, a fim de evitar a realização de horas extras; 
• Acordar folgas compensatórias ao invés da realização do pagamento em dinheiro; 

• Evitar que os funcionários acumulem funções; 
• Analisar a necessidade e frequência de mão-de-obra terceirizada, como serviços de jardinagem e higienização de piscinas. 

Demissões e cancelamento de contratos somente devem ser considerados quando todas as alternativas forem esgotadas. 

Isso porque além de serem procedimentos desgastantes, eles tendem a gerar encargos e multas que podem pesar no orçamento. 

 

5. Manter o controle de inadimplência 

O controle da inadimplência sempre foi um dos principais problemas enfrentados na gestão condominial. 

Com o surgimento da pandemia e consequente desequilíbrio na economia o número de condomínios que estão fechando seus caixas no vermelho está cada vez mais alto. 

Para diminuir o índice de inadimplência, algumas ações podem ser tomadas, como: 

• Emitir e enviar boletos com antecedência; 

• Promover campanhas de conscientização; 
• Utilizar a tecnologia para facilitar o pagamento; 
• Realizar a negociação de dívidas; 
• Trabalhar com lembretes recorrentes sobre as datas de pagamento; 
• Agilizar a realização de cobrança e pagamento; 

• Trabalhar com o serviço de receita garantida. 

A Holder, por exemplo, poderá ajudar e muito nesse tipo de situação! 

Trabalhamos com uma régua de cobrança rigorosa e processos automatizados, além de possuirmos estratégias e ações desenvolvidas com o objetivo de garantir a eficiência durante a realização de cobranças. 

Além disso, facilitamos o pagamento do condômino ao realizar a disponibilização de boletos por diversos formatos: plataforma de acesso, envio por e-mail e entrega no próprio condomínio. 

Se você deseja manter as contas do condomínio no azul e conhecer as vantagens em adquirir os serviços de uma administradora especializada no assunto, entre em contato com a nossa equipe e solicite uma proposta de orçamento!