Compliance: como e porque ele melhora a gestão do condomínio?
Você sabe o que é compliance e como este programa pode melhorar a gestão em condomínios? Considerada uma das formas mais seguras e eficientes de estar em conformidade com as leis do país, ele traz mais transparência para as decisões condominiais e para o uso das verbas disponíveis em caixa.
Leia este material que preparamos para você e fique por dentro de informações importantes sobre este pacote de normas, boas práticas e condutas que vão mudar forma como você administra o condomínio.
O que é compliance condominial?
A palavra compliance vem do inglês, to comply, e significa cumprir. O programa de compliance é um conjunto de normas, mecanismos de controle, boas práticas e condutas que garantem que as empresas estejam em conformidade com todos os regulamentos e leis que regem o setor onde atuam.
Através dele, o condomínio pode criar procedimentos e mecanismos simples e claros para realizar todas as suas atividades. Poderá também identificar divergências, fazer adequações e uma administração transparente onde a contabilidade está aberta à consulta dos moradores e a processos de auditoria.
Qual é a diferença entre compliance e auditoria?
Enquanto o compliance trabalha com normas, regras e ações preventivas que conferem mais transparência e confiabilidade à gestão, a auditoria aponta e conserta erros e aperfeiçoa os processos.
Por que um condomínio deve implantar um programa de compliance?
Assim como qualquer outra empresa, os condomínios também estão sujeitos ao cumprimento de normas infraestruturais, ambientais, contábeis, e fiscais.
Portanto, é fundamental que os síndicos e os parceiros com os quais ele trabalha, percebam a importância do programa para o condomínio, contribuam para sua implantação e assumam o compromisso de cumprir todas as suas normas e regras.
Como e porque ele melhora a gestão do condomínio?
Todas as empresas e gestores estão sujeitos a erros e falhas. No entanto, eles podem ser evitados com medidas de controle, que além de inibir condutas inadequadas ou inconsistentes, criam barreiras para preveni-las e evitá-las.
Assim, se por um lado o síndico pode prestar contas com total transparência, por outro, os condôminos ficam mais tranquilos e seguros quanto ao cumprimento das leis, valores apresentados e garantia dos contratos firmados.
Quando implantar um programa de compliance condominial?
O ideal é que o programa seja implantado o quanto antes, mas deve contar com a supervisão de comitê gestor e ser integrado à cultura do condomínio.
No entanto, como essa implantação envolve custos, os momentos onde ocorrem problemas, como falta de transparência, são os mais indicados. Nestes momentos fica mais fácil convencer os condôminos de sua necessidade.
Dicas de compliance para uma gestão transparente e de excelência
Como você viu até aqui, o compliance possibilita uma gestão transparente, que cumpre a regulamentação obrigatória do setor e se preocupa com a segurança dos condôminos. Por isso, trouxemos algumas dicas para que você comece essa implantação com “pé direito”.
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Estude a legislação
Um condomínio tem direitos e deveres e, por isso, precisa cumprir todas as regras, desde a implantação de sistemas de segurança e combate a incêndios, até as leis que regem a manutenção em jardins, arborização e paisagismo.
Você pode conhecer a principal lei que rege as políticas de compliance (Nº 12.846), lendo o conteúdo deste link.
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Conheça a fundo o condomínio
Informe-se sobre todas as particularidades do condomínio, seus desafios, estruturas, características e, principalmente, a convenção do condomínio. Analise também todos os contratos firmados, principalmente os de prestação de serviços.
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Identifique os riscos
Conhecendo as leis e o condomínio, você consegue identificar mais facilmente os riscos a que ele está exposto. Verifique onde estão suas vulnerabilidades e quais riscos elas oferecem para sua gestão e para o empreendimento.
Negar os problemas, negligenciá-los ou camuflá-los pode gerar processos, interdições, advertências, notificações e multas.
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Oriente os colaboradores
Tanto o condomínio quanto os prestadores de serviço precisam estar em conformidade com as normas e regras do programa. Por isso, reúna seus colaboradores e informe sobre a implantação do compliance e oriente-os sobre os direitos e deveres de cada um.
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Conquiste o apoio dos condôminos
Os condôminos devem ser “seu braço direito” nesta jornada. Por isso, devem contribuir para a preservação de todas as dependências do condomínio, respeitar as regras de entrada de visitantes, acesso aos espaços compartilhados, deslocamentos e as práticas de segurança.
Para garantir que todos estejam a par das mudanças, crie um manual de compliance com explicações sobre o programa. Informe sobre o que todos estão ganhando com a mudança e qual deve ser a contribuição de todos para que ele dê certo.
Dica bônus! Agregue valor a seu compliance com a Holder
Um dos pontos mais delicados da gestão condominial, é a gestão financeira. Não só pelo volume de receitas movimentadas, mas também pela realidade das inadimplências versus pagamento de despesas.
Uma garantidora como a Holder financeira, pode te ajudar a resolver estes problemas, trazer mais saúde para seu controle financeiro e movimentação de caixa.
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